Exsolvo - Poslovni softver za unapređenje poslovanja

ERP je danas temelj savremenog poslovanja. Kao što bez računovodstva ne bismo mogli da razumemo i analiziramo finansijske podatke, tako bez kvalitetnog ERP sistema kompanija ne može da sagleda sve ključne procese, reaguje na vreme i donosi brze, informisane odluke. U današnjem turbulentnom i nepredvidivom okruženju, to je uslov i osnova najpre za opstanak, a zatim i za unapređenje poslovanja. Ovo je jako bitno naglasiti jer u praksi često nailazimo da donosioci odluka u kompanijama nemaju svest o tome da je kvalitetan ERP osnova za sve što žele da postignu u poslovnom kontekstu i ovo treba iznova i iznova naglašavati i dizati svest o tome.

Kada imamo svest o vrednosti koju će doneti ERP, onda možemo pričati o očekivanim benefitima koje sama implementacija poslovnog softvera, kao što je ERP, donosi. Pre svega, ERP omogućava standardizaciju procesa - uvodi okvir zasnovan na proverenim i široko primenjenim dobrim praksama, čime se eliminišu improvizacije, različite interpretacije i neujednačen način rada između timova.

Nakon standardizacije, ERP donosi i automatizaciju procesa, što znači manje ručnog rada, manje administracije i značajno smanjenje grešaka. Sistem centralizuje sve informacije na jednom mestu, omogućavajući potpun uvid u finansije, zalihe, prodaju, nabavku i druge oblasti poslovanja. Opet je bitno ponoviti ovaj deo oko centralizacije, jer jako je bitno da ERP bude jedinistveni izvor istine i da svi podaci u njemu prikazuju tačno i pravovremeno informacije o poslovanju, tako da svi učesnici u poslovnom procesu jedne kompanije mogu da isprate sve što se dešava u datom trenutku (u praksi se često dešava da nam se javljaju klijenti koji na primer nemaju usaglašen deo oko finansijkog poslovanja sa robno materijalnim poslovanjem jer se ili ne vode u istom programu ili program nema povezane ove segment na adekvatan način).

Kada imamo standardizovane, automatizovane i centralizovane podatke, onda dolazimo do toga šta radimo sa njima, odnosno dolazimo do velike prednosti koja se ogleda u bržem i kvalitetnijem donošenju odluka, i to sve zahvaljujući tačnim, ažurnim i blagovremenim izveštajima. Kada su procesi povezani i podaci pouzdani, kompanija lakše identifikuje uska grla, optimizuje tokove rada i unapređuje ključne procese, što direktno utiče na produktivnost i operativnu stabilnost.

Konačno, sve što smo naveli vodi i do smanjenja troškova – kroz bolju kontrolu resursa, prevenciju grešaka, optimalno planiranje zaliha i efikasnije upravljanje celokupnim operacijama. U zavisnosti od potreba kompanije, poslovni softver najviše doprinosi oblastima kao što su finansije, HR, nabavka, prodaja i proizvodnja, gde su efekti najbrže vidljivi.

Implementacija ERP sistema je strukturiran i metodološki proces koji obuhvata više faza. Trajanje i kvalitet svake zavise od veličine kompanije, složenosti procesa i nivoa uključenosti tima.

1. Planiranje

Planiranje je početna faza u kojoj se definišu ciljevi, očekivanja, metodologija, obim projekta i projektni tim. Definišu se projektni timovi koje sa strane klijenta najčešće čine ključni korisnici koji najbolje poznaju poslovne procese. Njihovo uključivanje od početka je ključno jer postavljaju operativni temelj za sve naredne faze.

2. Analiza

Analiza podrazumeva detaljno razumevanje procesa kao što su prodaja, nabavka, finansije, proizvodnja, magacin, servis i drugi. Sa ključnim korisnicima prolazi se kroz svaki proces, definišu se način rada, uska grla i očekivanja.
Pristupi analizi:

• mini standardna analiza – za jednostavne procese, prikazuje se standardni sistem i identifikuju potrebna prilagođavanja
  
• fit-gap analiza – poređenje postojećih procesa i mogućnosti ERP sistema, koristi se kod kompleksnih projekata
  Faza analize je temelj tačnosti konfiguracije i kasnijeg uvođenja sistema i zahteva posebnu pažnju.

3. Konfiguracija i prilagođavanje

ERP se konfiguriše prema analiziranim procesima, uz oslanjanje na standardne funkcionalnosti i dobre prakse. Prilagođavanja se rade samo kada su neophodna kako bi se izbegla kompleksnost i obezbedila dugoročna održivost. Klijenti često žele da sistem radi kao prethodni, što dovodi do nepotrebnih modifikacija koje kasnije utiču na performanse i održavanje.

4. Uvođenje (migracija podataka, obuka, testiranje, puštanje u rad)

Ovo je najintenzivnija operativna faza koja obuhvata:

• obuku korisnika – praktična edukacija ključnih i krajnjih korisnika
• testiranje – prolazak kroz realne poslovne scenarije, verifikacija procesa i integracija, prelazak na produkciju
• migraciju podataka – čišćenje, pripremu i prenos podataka u novi ERP
  Nakon ovih podfaza sistem se pušta u rad (GO-live).

5. Podrška nakon puštanja u rad

Faza počinje danom puštanja sistema u rad i obično se završava predajom prvog PDV izveštaja. Ovo je faza stabilizacije u kojoj se sistem dodatno prilagođava realnim operacijama, pruža podrška korisnicima i optimizuju procesi.

6. Trajanje implementacije

Trajanje zavisi od industrije, broja modula, kompleksnosti procesa i angažovanosti tima. Tipični rasponi:

• mala kompleksnost: 3–4 meseca
• srednja kompleksnost: 5–8 meseci
• velika kompleksnost: 9–12+ meseci

7. Angažovanost klijenta kao faktor uspeha

Uspesi u implementaciji najviše zavise od angažmana ključnih korisnika: učestvuju u donošenju odluka, obezbeđuju informacije, testiraju i podržavaju migraciju podataka. Što je veći njihov angažman, projekat teče brže i kvalitetnije.
Odnos uloženog vremena između implementatora i klijenta na nivou projekta je približno 60:40 u korist implementatora.

Nudimo sveobuhvatna softverska rešenja koja pokrivaju ključne poslovne procese:

• Integraciju poslovanja i softverskih rešenja
• Upravljanje maloprodajom, veleprodajom i distribucijom
• Planiranje i praćenje proizvodnje
• Finansijsko i HR upravljanje
• BI i analitiku podataka za donošenje odluka
• Custom-made aplikacije i Power Platform rešenja

Naš pristup je uvek prilagođen specifičnostima vašeg poslovanja.

Da, savremeni ERP sistemi su dizajnirani upravo tako da se prilagode specifičnim potrebama različitih industrija, i to je jedan od njihovih najvećih benefita. Prilagođavanje (customization) je uobičajena i standardna faza implementacije, ali se koristi promišljeno i u meri koja je poslovno opravdana. Ključ je u tome da se ERP pre svega konfiguriše prema procesima određene industrije i prema najboljim poslovnim praksama i iskustvima, a prilagođenja se rade samo kada su specifičnosti poslovanja takve da odstupaju od uobičajenih standarda i da bih se njihovim izbegavanjem narušio određeni segment poslovanja. Cilj implementacije ERP-a se upravo i ogleda u tome da podrži poslovne ciljeve kompanije, jer tehnologija sama po sebi ništa ne znači ako to ne radi.

ERP sistemi se uspešno primenjuju i konfigurišu u mnogim sektorima, kao što su:

• Proizvodnja – planiranje kapaciteta, radni nalozi, praćenje materijala, OEE pokazatelji.
• Trgovina i veleprodaja – upravljanje zalihama, nabavka, cenovne politike, B2B procesi.
• Uslužne delatnosti – projektno obračunavanje, fakturisanje, upravljanje resursima.
• Logistika i distribucija – skladišne operacije, praćenje isporuka, optimizacija ruta.
• Maloprodaja – POS sistemi, upravljanje asortimanom, promocije, lojalnost kupaca.

Različite industrije često koriste specifične module koji rešavaju njihove ključne izazove. Da bi se procenilo kakva je konfiguracija potrebna i da li je ERP dovoljan ili je potrebna i neka druga aplikacija, jako je bitno da ERP partner ne donosi samo tehnologiju, već i razumevanje industrijskih specifičnosti. Exsolvo je partner koji ima iskustvo u više industrija i razume procese koji su za svaku od njih ključni. Radili smo na projektima u sektorima kao što su proizvodnja, maloprodaja, distribucija, trgovina, usluge i logistika, i na osnovu toga znamo kako da prilagodimo ERP tako da daje realnu vrednost od prvog dana.

Bilo da se radi o optimizaciji proizvodnih tokova, unapređenju procesa u maloprodaji, automatizaciji nabavke, preciznoj kontroli zaliha ili naprednom finansijskom izveštavanju, ERP se može konfigurisati da podrži upravo ono što je specifično za datu industriju.

Ovde je jako bitno pomenuti da uvek treba da se iskoriste maksimalno funkcionalnosti standardnog rešenja, i tek kada se to u potpusnosti iscrpi ili se konstatuje da je logika poslovnog procesa jednostavno drugačija od one koju ERP ima, onda trena pristupiti prilagođavanjima.

Naš primarni fokus su kompanije iz maloprodaje, proizvodnje, trgovine i distribucije, gde najčešće sprovodimo implementacije ERP sistema i unapređujemo ključne procese kao što su nabavka, upravljanje zalihama, planiranje proizvodnje, prodaja, logistika i finansijsko upravljanje.
U ovim delatnostima posedujemo najdublje iskustvo, koje ne dolazi samo iz uspešnih implementacija poslovnih rešenja, već i iz činjenice da deo našeg tima ima višegodišnje iskustvo na strani klijenta upravo u ovim industrijama. Zbog toga odlično razumemo njihove svakodnevne operativne izazove, specifične procese i način donošenja odluka.
Kada se ovo duboko poslovno razumevanje spoji sa digitalnom stručnošću našeg implementacionog tima, dolazimo do rešenja koja donose stvarne rezultate i merljiva poboljšanja u poslovanju.
Pored navedenih industrija, naš tim ima značajno iskustvo i u ostalih delatnostima, uključujući usluge, profesionalne servise, projektno orijentisane organizacije i druge sektore.

Da, ERP koji mi implementiramo je Microsoft Dynamics 365 Business Central. Jedan od razloga zašto baš to rešenje su upravo snažne mogućnosti integracija, što ga čini fleksibilnim za povezivanje kako sa Microsoft, tako i sa alatima van Microsoft ekosistema.

Kroz standardizovane API veze i konektore, Business Central se lako integriše sa:

• Microsoft alatima: CRM (Dynamics 365 Sales), Power BI, Excel, Outlook i Teams,
• E-commerce platformama, kao što su Shopify, Magento ili WooCommerce,
• BI alatima van Microsoft ekosistema, ukoliko je potrebno (ovde se često ispostavi da je Microsoft Power BI rešenje ipak najbolji izbor zbog istog eko sistema)
• Logistički i WMS sistemi, uključujući specijalizovane alate za praćenje zaliha i distribuciju,
• POS sistemima i drugim industrijskim softveri koji se koriste u maloprodaji
• MES i drugim softverima koje klijenti koriste u proizovdnji i
• Različitim softverima trećih strana,

Ove integracije omogućavaju centralizaciju podataka i automatski protok informacija kroz ceo poslovni sistem, eliminišući dupli unos i smanjujući mogućnost grešaka. Takođe, pošto funkcionalnosti mnogih eksternih alata postoje u samom ERP rešenju (primer WMS ili upravljanje magacinskim poslovanjem), uvek se trudimo da vidimo da li je zaista potrebna integracija ili su funkcinalnosti koje ERP rešenje nudi dovoljne da bi podržali klijentove poslovne ciljeve.

Jedna od prednosti kod integracija je minimalni prekid poslovanja pri uvođenju ERP sistema. Integracije omogućavaju da postojeći alati funkcionišu paralelno dok se Business Central postepeno integriše, što ubrzava prelazak i olakšava usvajanje novog sistema. U praksi, kada se dobro dizajniraju i implementiraju, integracije omogućavaju kompanijama da održe kontinuitet poslovanja, povećaju efikasnost i donose brže, informisanije odluke.

Iz iskustva u praksi, najčešće greške koje kompanije prave prilikom implementacije ERP sistema uključuju:

Nedovoljnu pripremu – nedovoljno definisani resursi, nepostojanje detaljnog plana i vremenskih okvira često dovode do kašnjenja i nesigurnosti tokom projekta. Jako je bitno da sa klijentove strane budu uključeni ključni korisnici u dovoljnoj meri i u praksi se pokazalo da je super da na strani klijenta postoji osoba koja bi bila nešto slično projektom menadžeru ili vlasniku projekta koja bi objedinjavala sve procese i poštovala vremenski okvir. Ovo naravno može biti interno zaposleni, jedino je bitno da ta osoba ima dovoljan poslovni kreditibilitet u kompaniji kako bi se poštovalo ono što se dogovori.

• Loše definisani procesi - kada poslovni procesi nisu jasno dokumentovani ili standardizovani, ERP sistem se ne može optimalno konfigurirati, što kasnije dovodi do komplikacija i dodatnih prilagođavanja. Generalno, kod implementacija manje kompleksnosti, često se desi da sam ERP standardizuje procese i rezultat bude pozitivan za kompaniju, međutim kod kompleksnijih projekata ovo nije slučaj. Suštinski, često se dešava da klijenti kažu da su nakon implementacije nekog digitalnog rešenja završili sa više posla nego pre, a razlog ovome bude upravo taj što procesi nisu adekvatno posloženi. Ili, da parafraziramo jednog izuzetno uspešnog čoveka: najgora stvar koju možete da uradite jeste da automatizujete proces koji ne bi trebalo ni da postoji.
• Nejasni ciljevi - bez konkretnih i merljivih ciljeva implementacije teško je pratiti uspeh projekta ili doneti informisane odluke tokom uvođenja sistema. Često se o ciljevima ili ne govori, ili se o njima priča samo pre početka projekta, dok se tokom projekta i nakon puštanja u rad više ne prati ono što je inicijalno planirano.
• Nedovoljna obuka zaposlenih - ERP sistem je efikasan samo ako ga korisnici pravilno koriste, nedovoljna ili neadekvatna obuka zaposlenih dovodi do grešaka i smanjene produktivnosti. Takođe, postoji nešto što se zove "user adoption", odnosno prihvatanje sistema od strane korisnika, i ovo je u direktnoj korelaciji sa uspešnošću projekta - što se više ljudi srodi sa rešenjem i aktivno radi u njemu, to je uspešnija sama implementacija.
• Otpor promenama - zaposlenima je često teško da prihvate nove načine rada. Bez odgovarajuće komunikacije i uključivanja korisnika, implementacija može naići na blokade i nezadovoljstvo. Ovo nije stvar koja se jednom iskomunicira i završi - to je kontinuiran proces u kome je izuzetno važna podrška i jasna komunikacija koja kreće od menadžmenta.
• Loša migracija podataka - netačni ili nepotpuni podaci iz postojećih sistema mogu uzrokovati probleme u radu ERP-a od prvog dana, što je često teško ispraviti naknadno. Zato je važno ovome pristupiti pravovremeno i metodično kako bi se izazovi adresirali i rešili na vreme.
• Izbor partnera - nažalost, odluka o izboru partnera često je najvećim delom zasnovana na finansijskom aspektu. Iako je on važan, postoje i druge stvari koje su podjednako bitne. Na primer, ERP partner koji ne poznaje specifičnosti poslovanja može predložiti neadekvatna rešenja ili zanemariti kritične procese, što povećava rizik tokom implementacije. Takođe, izuzetno je važno da partner ima adekvatne resurse da podrži dugoročan rad sa klijentom - kako u domenu ERP-a, tako i u srodnim inicijativama (CRM, BI, automatizacija procesa i sl.).

Pošto ne možemo da govorimo u ime drugih ERP sistema, odgovorićemo na ovo pitanje iz ugla rešenja koje mi radimo, Microsoft Dynamics 365 Business Central. Da, Business Central omogućava skalabilnost i dizajniran je tako da raste zajedno sa kompanijom. Kako se poslovanje širi, u sistem se mogu dodavati novi moduli i funkcionalnosti, što omogućava da ERP prati promene u obimu posla, novim procesima ili tržištima. Takođe, 2x godišnje Micrososft izbacuje novu verziju kojoj je glavna namena unapređenja poslovanja kompanija.

Drugim rečima, Micrososft Business Central ERP rešenja ne samo da podržava trenutne procese, već pruža osnovu za budući rast i razvoj kompanije, čineći ga ključnim alatom za dugoročno unapređenje poslovanja.

Dva su glavna razloga zašto kompanije biraju novi ERP, ili problemi, odnosno uska grla koja postojeći ERP pravi ili pravljenje adekvatne baze za rast i skaliranje biznisa. Nažalost, u proseku već deo klijenata i dalje dolazi iz prvog razloga, ali je sve više onih koji razmišljaju strateški i koji imaju takozvanu digitalnu zrelost.

Kada je u pitanju prva grupa, obično se kompanije javljaju kada uoče da postojeći procesi otežavaju efikasno poslovanje. Neki od jasnih znakova su:

• Previše ručnog rada i administracije koja troši vreme zaposlenih,
• Česte greške prilikom unosa ili prenosa podataka,
• Podaci rasuti u više programa ili tabela (najčešće excel), što otežava praćenje i kontrolu,
• Zastareo trenutni sistem koji se koristi
• Neadekvatna podrška od postojećeg dobavljača
• Zastareo softver sa tehničkog asppekta (primer otežane ili nemoguće integracije)

• Nedostatak jasnog uvida u finansije, zalihe ili prodaju, što otežava donošenje pravovremenih odluka.

U takvim situacijama, prelazak na ERP ili poslovni program donosi red i automatizaciju, integriše sve podatke na jednom mestu i omogućava brže upravljanje procesima.

Učešće zaposlenih je ključni faktor uspeha implementacije bilo kog poslovnog sistema. Kada zaposleni aktivno učestvuju u projektu, olakšava se razumevanje novih procesa, smanjuje otpor prema promenama i povećava verovatnoća da ERP ili poslovni program bude pravilno usvojen.

Uključivanje timova od početka projekta doprinosi manjem otporu prema promenama, bržoj adaptaciji i boljim rezultatima implementacije, što direktno utiče na unapređenje poslovanja i efikasnije upravljanje procesima.

Jedna od važnijih faza je obuka (training), koja omogućava zaposlenima da steknu praktično znanje i sigurnost u korišćenju sistema. Kvalitetna edukacija ne samo da povećava efikasnost, već i doprinosi samopouzdanju i spremnosti tima da primeni nove procese u svakodnevnom radu. Takođe, postoji nešto što se zove “user adoption”, odnosno prihvatanje od strane korisnika i ovo je u direktnoj korealaciji sa uspešnošću projekta, tačnije što se više ljudi srodi sa rešenjem i radi u njemu, to je uspešnija sama implementacija projekta.

Ako govorimo o nekoj podeli uloženog vremena između implementatora i klijenta, ona varira u zavisnosti od faze ali recimo da na jednom uspešno realizovanom projektu kao celini ovaj se odnos kreće oko 60:40 u korist implemetnatora.

Drugim rečima, angažovani i obučeni zaposleni su temelj uspešnog ERP projekta, jer kombinacija njihovog iskustva i digitalnog rešenja donosi ciljane poslovne benefite.

Podrška nakon implementacije poslovnog softvera je podjednako važna kao i sama implementacija, jer ERP sistem nije statičan proizvod, on je živi sistem koji se stalno razvija, kako samostalno kroz unapređenje svojih funkcionalnosti, tako i zajedno sa poslovanjem kompanije. Naš pristup podrazumeva kontinuiranu brigu o sistemu kako bi kompanija mogla da ga koristi dugoročno i bez zastoja.

U okviru podrške, postoje sledeći tipovi usluga:

• Tehnička podrška – rešavanje problema, odgovori na pitanja i pomoć korisnicima u radu sa sistemom.
• Prilagođavanje funkcionalnosti – dodatna konfiguracija ili manje modifikacije sistema kako bi se ERP još bolje uklopio u promenljive poslovne procese.
• Nadogradnje i ažuriranja – redovne nadogradnje ERP sistema koje donose nove funkcionalnosti i sigurnosna unapređenja.
• Monitoring sistema – praćenje performansi, stabilnosti i integracija, kako bi se predupredili potencijalni problemi i obezbedilo nesmetano poslovanje.

Ovakav pristup omogućava da ERP rešenje ne samo da funkcioniše od prvog dana, već i da raste i evoluira zajedno sa kompanijom, pružajući stalnu podršku i unapređenje poslovanja.

Možete nas kontaktirati putem forme na sajtu, pozivom ili emailom. Nakon što primimo vašu poruku, naš tim će vas kontaktirati i dogovoriti termin za besplatnu konsultaciju, gde ćemo detaljno razgovarati o vašim izazovima i mogućim rešenjima.